1.1.1.1 会计制度
功能说明
建立公司的会计制度，并根据公司实际管理层级，明确会计制度内的会计机构及其下属的业务机构。
先决条件
组织结构和会计政策已经明确。
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地点
字段
阐明
文件标题
法人会计制度
勾选此项，定义该会计系统为默认系统，一个数据中心只能有一个默认会计系统。法人会计系统选项控制体现在：其他来料单据成本暂估时，系统按照法人会计系统下相应会计组织的默认会计政策计算；另外，业务系统的单据取默认汇率时，按照法人会计系统会计组织的默认会计政策设置的默认汇率类型取汇率值。
会计组织
会计组织
定义会计系统的会计组织，系统仅支持查询和选择会计组织类型的组织。
适用的会计政策
定义会计组织适用的会计政策。可多选。
默认会计策略
从会计组织适用的会计策略中选择一个会计策略作为默认会计策略。
下属组织
下属组织
定义会计组织的子组织，需要注意的是，会计组织页签下的一个会计组织对应整个子组织页签。
投资比例
定义会计组织在下级组织中的投资比例，当类型为标准时，投资比例统一为100%；当类型为合并时，可输入0-100之间的数值。此项目前仅为注记信息，尚无相关管控功能。
指示
系统预置了默认的会计系统，用户可以修改默认会计系统的名称和内容。
会计制度保存后会根据会计组织设置的“适用会计政策”和“默认会计政策”写回基础管理->基础数据->会计政策中“适用会计组织”页签的相关字段。
其他说明
单个企业只能有一个会计系统，且该会计系统不可被删除或禁用。
1.1.1.2 账簿
功能说明
账簿是财务数据的集合，根据会计系统中会计组织和会计处理的实际情况，设置相应的账簿，定义账簿类型、科目表、记账币种等信息。总账系统的凭证管理、期末处理、账表查询等都是以账簿为基础进行的。
在总账系统的各项功能中，登录用户对账簿的操作范围仅限于登录用户有权限的组织对应的账簿。
先决条件
明确了会计制度、会计政策、会计科目、币种和汇率制度。
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地点
字段
阐明
基本选项卡
会计系统
定义分类账所属的会计系统。
会计组织
定义该账簿所属的会计系统对应的会计组织。
会计政策
定义适用于账簿的会计政策。
财政日历
灰色，根据与会计政策相关的财务日历自动结转。
科目表
定义该账簿适用的科目表，系统只允许选择该会计政策所属的会计要素表下的科目表。
書籍類型
定义账簿类型，账簿类型分为主账簿和辅账簿，一个会计组织在同一个会计系统中只能有一个主账簿。
报告货币
定义账簿的会计本位币，账表查询时使用的综合本位币即为账簿的会计本位币，主账簿的会计本位币必须与会计政策的本位币一致。
默认汇率类型
定义账簿的默认汇率类型。
默认凭证
定义账簿的默认凭证字词，账簿审核通过后，可以编辑默认凭证字词。
激活期
根据财务日历，定义启用账簿的财务年度期间。
财务应付款项确认方法
若选择“应付确认”，智能会计平台只能对应付生成凭证，不能对采购发票进行核算；若选择“采购发票确认”，智能会计平台既能对应付进行核算，也能对采购发票进行核算。
金融应收款项确认方法
若选择“应收确认”，智能会计平台只能对应收生成凭证，不能通过销售发票进行核算；若选择“销售发票确认”，智能会计平台可以通过应收账款或销售发票进行核算。
指示
系统允许账簿审核后修改默认的凭证字词及描述信息。
1.1.1.3 摘要库
功能说明
汇总库是凭证汇总的汇总，汇总是对凭证录入的文字说明，系统提供了汇总库的功能，用户在录入凭证时，可以直接使用汇总库中的汇总进行填写，从而提高凭证录入的效率。
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字段
阐明
摘要名称
定义摘要名称。
摘要类别
定义摘要所属的类别。
不参与多栏账户聚合
如果选择此选项，包含摘要的凭证分录将不会包含在多栏帐户的摘要中。
1.1.1.4 结算方式
功能说明
定义日常业务中使用的结算方法。
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阐明
结算方式类型
系统定义了以下结算方式类别：现金、支票、商业承兑汇票、银行承兑汇票、本票、汇款、信用证、代收代理、托收承兑、汇票、银行汇票、电子支付、光票托收、承兑交单、延期付款交单、即期付款交单、汇票、信用卡。
业务类别
您可以下拉选择：银行业务、现金业务。
责任方
承担手续费的一方可通过下拉菜单选择：我方或者对方。
付款方式
手续费的缴纳方式可以下拉选择单独扣缴、定期扣缴、直接扣缴、现金存款。
指示
系统预设了8种常用结算方式，用户可以对预设的结算方式进行编辑，若用户有其他结算方式，可以在系统中自定义。
1.1.1.5 现金流量项目
日常经营活动是影响企业现金流的重要因素，我们将影响现金流的因素进行分类整理，形成现金流量项目，用户在此功能中可以分层管理和维护现金流量项目，只有将现金流量项目整理后，才能在总帐凭证中指定现金流量，并查询现金流量表。
现金流量项目是依据会计要素表建立的，每个会计要素表下只能有一个现金流量项目表，系统已预置适用大陆会计准则的现金流量项目，新会计准则下的现金流量项目表只能新增维护最细级别的项目，其他级别不可编辑。其他会计要素表下的现金流量项目可在任意级别进行维护和新增。
1.1.1 业务初始化
初始化是指账簿启用时会计期间的会计科目的起始数据，总账系统的初始化设置是业务操作的第一步，所有用户在完成相关基础设置后，都需要进行初始化。
总账系统初始化流程主要包括以下步骤：
1.1.1.1 受试者的初始数据输入
功能说明
账户期初余额的录入有两种情况：
第一是账簿在会计日历的会计年度的第一个期间内激活，只需要录入各个会计科目的期初余额。
另外一种是会计年度的第一期未激活该账簿，此时需要录入该账簿激活期间各会计科目的累计借方、贷方金额及各科目的期初余额。另外，由于损益科目处理的一些特点，系统无法获取该账簿激活前实际发生的损益科目金额，因此要求用户在初始化时将当年损益科目实际累计金额录入系统，以便系统处理损益科目实际金额，保证相关业务数据的准确性。
先决条件
已完成账簿、科目表、币种、汇率、核算维度等相关基础设置。
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阐明
帐簿
选择需要录入初始数据的账簿。
货币
设置输入初始数据的货币。
汇率
系统默认值为对应货币账簿默认汇率类型的汇率，用户可以手工修改。
主题代码
系统按照账簿表及选项中设置的科目范围显示所有科目，当用户输入明细科目的初始数据时，系统自动汇总显示其上级非明细科目的数据。
今年累计借记
用户输入该账户自年初到初始设置时的累计借记金额，当货币为外币时，系统按照原币和基础货币显示此字段，用户输入原币金额，系统根据汇率自动计算基础货币，基础货币值也可手动修改。
全年总学分
用户输入该账户从年初到初始设置时累计的贷方金额，当货币为外币时，系统按照原币和基础货币显示此字段，用户输入原币金额，系统根据汇率自动计算基础货币，基础货币值也可手动修改。
平衡方向
灰色，系统按照账户属性的余额方向显示。
期初余额
用户输入账户初始化本期开户余额，当币种为外币时，系统按原币和基础货币分别显示此字段，用户输入原币金额，系统根据汇率自动计算基础货币，基础货币值也可手工修改。
实际盈亏
用户输入账簿初始化时本期损益项目的实际发生额，当币种为外币时，系统按原币和基础货币分别显示此字段，用户输入原币金额，系统根据汇率自动计算基础货币，也可以手工修改基础货币值。
会计维度
当一个科目附加了一个会计维度时，用户需要输入该科目所对应的会计维度的初始数据。
指示
界面显示选项
点击账户初始数据录入界面工具栏菜单中的【选项】，弹出选项设置界面，在该界面中，用户可以选择需要显示的账户范围，设置余额是否分借方、贷方两栏显示，设置盈亏栏的隐藏显示。用户可以保存自定义设置，下次登录时仍使用定义的显示格式。
会计维度的初始数据输入
如果某个科目关联了会计维度核算，则该科目的初始数据允许录入相应会计维度的初始数据，点击该科目的会计维度栏的单元格，系统弹出该会计维度的初始数据录入界面，用户在此界面录入数据，用户在此界面点击工具栏菜单【批量填报】，可以批量录入该会计维度的初始数据。
试算表
点击科目初始数据录入界面工具栏菜单【试算表】，弹出试算表界面。
试算表将显示当前所选货币的所有主要帐户的期初余额借方、期初余额贷方、当年累计借方和当年累计贷方值。当货币为“综合基础货币”时，试算表显示所有货币折算为综合基础货币后的试算表。
只有当账簿在综合本位货币状态下试算平衡后，系统才允许该账簿结束初始化。
其他说明
初始数据录入可以与日常单据录入同时进行，只要在期末处理之前关闭初始化即可。
1.1.1.2 导入初始受试者数据
功能说明
为了让用户更加方便、快捷的编辑、录入初始科目数据，系统提供了初始科目数据导入功能，支持从外部EXCEL文件及相关业务系统导入初始科目数据。
先决条件
从EXCEL文件导入科目初始数据之前，必须先在【财务会计】->【总帐】->【初始化】->【科目初始数据录入】界面点击【导出模板】按钮，导出填写科目初始数据的标准模板，然后在模板中编辑需要导入的数据。
在从业务系统导入初始科目数据之前，需要先在业务系统初始化功能中录入期初余额单据，系统对各业务系统的期初单据都预置了凭证模板，导入前请确保模板信息正确。
指示
从EXCEL文件导入科目初始数据时，使用科目初始数据导入向导功能，选择从外部文件导入，根据系统提示选择需要导入的科目初始数据文件，系统检查无误后会自动导入文件中的相关数据。
从业务系统导入科目初始数据，使用科目初始数据导入向导功能，选择从业务系统导入，根据系统提示选择需要导入初始数据到的业务系统，再选择需要导入的科目和需要导入的账簿，核对相关数据无误后，系统自动将对应业务系统的科目初始数据导入到对应账簿中，用户可以打开总账的科目初始数据录入功能查看对应账簿余额导入情况。
例如账簿A需要从应付账款管理系统导入应付账款初始数据，如果要从业务系统导入科目初始数据，则在向导中选择业务系统为应付账款管理系统，导入的账簿为A，导入的科目为应付账款。
其他说明
系统目前不支持从EXCEL文件导入带有核算维度的账户初始化数据，导出初始模板时不会包含带有核算维度的账户数据。
1.1.1.3 初始现金流数据输入
功能说明
若账簿是在年度中启用的，则需要手工录入系统启用前发生的现金流量数据，以便系统计算出全年的现金流量表。
先决条件
账簿、现金流量项目、币种、汇率等基础设置已完成。
指示
数据输入
初始现金流量数据录入界面格式与现金流量表相同，用户可手工录入明细项目金额，系统会自动实时计算并显示各项目的汇总数据。
交叉检查
在保存初始现金流量数据前，用户可以点击工具栏上的【检查】按钮检查主、附项目之间的对照关系是否正确，若两者对照关系检查不合格，总账系统无法结束初始化。
1.1.1.4 结束初始化
功能说明
当账簿初始数据录入完成，综合基础货币下试算结果平衡后，用户即可完成账簿的初始化，只有完成账簿的初始化后，才能进行凭证过账和期末处理。
初始化完成后，如果账簿还未进行处理，用户还可以进行反初始化操作。
先决条件
只有当账簿处于启用状态时才可以进行结束初始化操作。
指示
打开【财务会计】->【总账】->【初始化】->【总账初始化】功能，选择需要初始化的账簿，点击初始化按钮，系统会先检查该账簿是否满足结束初始化的条件，检查通过后，该账簿才能结束初始化。
1.1.1.5 反初始化
功能说明
系统提供反初始化功能，当初始化结束前需要维护或修改相关信息（如初始账户数据）时，可以执行反初始化，将总账恢复到未初始化状态。
先决条件
只有当账簿启用时才可以进行反初始化。
指示
打开【财务会计】->【总账】->【初始化】->【总账初始化】功能，选择需要去初始化的账簿，点击去初始化菜单，系统会先检查该账簿是否符合去初始化条件，若检查通过，则该账簿返回未初始化状态。
1.1.2 凭证管理
凭证分为原始凭证和会计凭证两种，当发生业务时，首先要根据原始凭证和其他相关业务资料手工填制凭证，或者根据原始凭证直接在计算机上制作会计凭证。
用户完成初始化后，财务人员需要将公司实际发生的经济交易以凭证的形式记录下来，同时需要根据实际工作要求对凭证进行审核、过账，对错误进行纠正。
用户可以根据企业实际会计处理情况，在【财务会计】→【总账】→【总账管理参数】中的【凭证参数】页签设置凭证录入规则及审核、过账的校验机制。
1.1.2.1 凭证录入
功能说明
用户根据原始单据录入会计凭证，系统在凭证录入界面提供了多种选项设置，用户可以自定义数据的校验规则以及录入时的编辑控件。
通过凭证查询功能可以对已录入的凭证进行查询和管理，可以对单据、业务凭证进行整理、冲销、查询等操作。
用户可以在输入凭证时指定现金流，也可以在凭证查询清单界面选择凭证指定现金流。
有关具体指定操作，请参阅在凭证中指定现金流。
先决条件
设置账簿、账户、凭证、总账管理参数等基本信息。
字段描述
字段
阐明
帐簿
设置凭证所在账簿，该账簿必须是已审核过的且未被停用的。
日期
设置凭证日期，即业务发生的日期，系统不允许录入账簿已结清期间内的日期作为凭证日期，但允许录入账簿本期及以后期间的凭证。如果勾选了总帐系统参数，系统会检查凭证日期所在的期间，如果超出允许录入的最大期间数，则不允许保存。
代金券
在基本数据凭证中选择需要设置的凭证，系统默认显示该账簿关联的凭证。
凭证号码
系统根据总账系统参数的凭证号排列规则自动生成凭证号，若勾选总账系统参数，则用户不可修改此字段；若允许手工修改，则用户可以修改系统自动生成的凭证号。
附件数量
设定凭证录入后，需要以附件形式备份的原始单据的数量。
序列号
记录凭证录入的原始顺序，不会因凭证的删除而改变流水号。
概括
在输入凭证分录的备注时，可以从基本数据汇总库中选择，也可以手工输入。
主题代码
输入凭证分录的帐户。
会计维度
输入会计科目关联的会计维度信息，这里的会计维度是指科目属性中会计维度组包含的会计维度信息，是否需要输入会计维度以及输入的数值范围以会计维度组中的设置为准。
货币、汇率类型和汇率
这三栏只有在会计科目设置为外币或选择工具栏中“选项”菜单组下的[外币]时才会显示，系统默认显示该账簿的会计基础货币、默认汇率类型和汇率，如果勾选了总账系统参数，用户可以修改汇率，否则只能使用汇率体系中的汇率信息。
借方金额，贷方金额
输入该账户对应的金额信息，每笔凭证只能输入借方金额或者贷方金额。
结算方式、结算号码
输入银行存款账户的结算方式、结算单号，勾选总账系统参数时，用户必须输入；否则，用户可根据实际情况选择是否输入。
选项说明
凭证录入界面的【选项】菜单提供了常用的录入参数以及业务参数控制。
业务参数
阐明
保存并进行原币余额检查
若选择此选项，则在保存凭证时，系统将检查外币分录的原币金额乘以汇率是否等于本位币，如果不平衡，则系统不会保存该凭证。
每次输入完成后自动检查
若勾选此选项，系统在输入一行后会检查每笔录入的各栏及字段的合法性，若不合法则系统不会保存该凭证。
保存检查附件数量
若勾选此选项，系统在保存凭证时会检查附件数量是否为空，若为空则系统不会保存该凭证。
结算方式及结算号重复报警
若勾选此项，系统在保存凭证时会检查该银行存款帐户分录的结算方式、结算号码是否重复，若重复则系统不保存该凭证。
自动进位
当设置新条目时，需要默认继承上一个条目的字段内容。
完成选项设置后，点击【保存】按钮保存设置，用户下次登录时仍然可以使用上次设置的凭证输入选项。
1.1.2.2 凭证查询
凭证来源
总账系统凭证查询的数据来源主要包括以下几种凭证：
1）手工输入总账系统的凭证；
2）期末结转损益产生的凭证；
3）期末汇兑调整产生的凭证；
4）自动转账生成的凭证；
5）业务单据通过智能会计平台生成业务凭证后，由业务凭证生成总账凭证。
如果凭证是由业务系统生成的，那么在总账凭证查询中可以联动相应的业务凭证和业务单据。
筛选器
用户可以在“条件”页签中选择凭证的显示方式，并设置显示的数据范围，系统提供以下显示方式：
当选择“按凭证过滤”时，系统显示该凭证的凭证头信息，用户可以在字段值过滤列表中设置凭证头字段的过滤信息。
当选择“按分录过滤”时，系统显示凭证单头及凭证分录的完整信息，用户可以在字段值过滤列表中设置凭证的字段过滤信息。
指示
凭证查询的工具栏菜单提供了多个凭证维护功能菜单，用户可以对凭证进行新增、复制、修改、删除等多项操作，需要注意的是所有功能必须由有权限的用户进行操作。
工具栏的通用操作与本产品的单据操作一致，相关说明请参见单据的通用操作说明。凭证的其他操作将在本手册的后续章节中详细说明。
1.1.2.3 资质审核
指示
凭证制作完成后，确认凭证信息无误后，用户可以对凭证进行复核，如果检查总账系统参数，则所有待过账的凭证都需要进行复核。
开启凭证管理的凭证审核功能，系统默认显示已提交审核的凭证，用户选择需要审核的凭证，点击工具栏上的审核按钮，审核凭证通过系统检查审核后，系统自动在凭证的“审核”栏签上当前操作用户姓名。
如果用户想对已审核的会计凭证进行修改，点击工具栏上的反审核按钮，反审核凭证通过系统审核后，将取消审核，同时系统取消该凭证的审核签名，凭证状态为“重新审核”，此时用户可修改凭证信息，修改完成后再提交凭证审核。
其他说明
根据企业实际会计管理需要，用户可以控制制作会计凭证的人和审核的人不能是同一个人，审核的人也不能是同一个人。在系统权限管理中，新增凭证和审核操作的用户，审核和复核操作的用户需要分别进行授权。